Rocks AI プライバシーポリシー

株式会社ロックス・カンパニー（以下「当社」）は、Webアプリ「Rocks AI」（以下「本サービス」）で扱う個人情報を、この方針にそって大切に扱います。個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）と、国のガイドラインを守ります。

1. この方針の対象

• 本サービスは、会社や個人事業主（以下「お客様」）と契約して使っていただく、職種別のAIエージェントです（事務・総務／広報／営業）。
• 本サービスを使う人（以下「利用者」）は、お客様の社員などです。利用者のログインIDとパスワードは、お客様の管理者が決めて登録します。
• この方針は、本サービスで当社が扱う、お客様と利用者の情報、そして利用者が本サービスに入れた情報が対象です。

2. 当社の2つの立場

本サービスでは、情報の種類によって、当社の立場が変わります。

Bの情報には、お客様のお取引先・寄付者・従業員などの個人情報（氏名・住所・連絡先など）が入ることがあります。これらの方への説明や同意の手続きは、お客様にお願いします（6.の「お客様へのお願い」）。

3. 当社が集める情報

1. 契約の情報：会社名、請求先、住所、電話番号、メールアドレス、担当者の名前、請求書に載せる情報。
2. アカウントの情報：ログインID、氏名、役割（運営・会社の管理者・社員）、使えるコース、月の上限の件数。パスワードは、元に戻せない形（ハッシュ）にして保存します。元のパスワードは、当社にも分かりません。
3. 利用者が入れた情報：ファイル（文書・表・PDF・画像・メールのファイル（.eml・.msg）など）、依頼の文、会社のルール、業務の指示。
4. AIとの会話：依頼とAIの返事、AIが作った書類、AIが覚えたこと、承認待ちの内容。
5. 利用の記録：依頼の件数、時刻、使ったコース、AIの使用量。
6. 操作の記録：ログイン、ユーザーの追加・変更、承認、設定の変更など。ログインに失敗したときは、入力されたログインIDと、接続元のIPアドレスも残します。
7. クッキー：ログインを続けるためのクッキーを1つだけ使います。一定の時間（今は12時間）で切れます。ブラウザでクッキーを止めると、ログインできません。
8. 請求書・納品書。
9. お問い合わせの内容：メールや電話でいただいた内容。

次のものは集めません。

• 広告やアクセス解析のためのクッキー・タグ。利用者の情報をほかの会社に送る仕組みは、入れていません。
• どのページを開いたかの記録（アクセスの記録）。ファイル名などの個人情報が入ることがあるため、残していません。

4. 使う目的

A. 当社が自分で扱う情報

1. 本サービスを提供するため（ログイン、本人の確認、画面の表示）。
2. 件数を数え、請求書・納品書を作り、代金をいただくため。
3. お問い合わせに答え、大事なお知らせ（障害・変更・契約）をお届けするため。
4. 不正な利用を防ぎ、安全を守り、障害を調べるため。
5. 本サービスを良くするため。このときは、人や会社が分からない形にまとめた数字（件数・時間帯など）だけを使います。
6. 法令にもとづく対応のため。

B. お客様から預かる情報

1. 利用者の依頼に応えるため（AIで処理し、結果を返し、保存します）。
2. お客様に頼まれたときの調べものやサポート、障害や不正の調査のため。

当社は、Bの情報を、当社の目的（宣伝、分析、AIの学習など）には使いません。当社の担当者がBの中身を見るのは、お客様に頼まれたとき、または安全や障害の対応にどうしても必要なときだけです。

5. AIでの処理（Anthropic社への送信）

• 本サービスのAIは、Anthropic, PBC（アメリカ合衆国の会社。以下「Anthropic社」）のAI「Claude」を、API（プログラムからつなぐ方法）で使っています。
• 利用者が依頼をしたとき（初期設定やメールの振り分けなど、AIを使う操作を含みます）、処理に必要な情報を Anthropic社へ送ります。送るのは、依頼の文、AIが読むファイルの中身、それまでの会話、会社のルールや業務の指示などです。通信は暗号化します。
• AIを使う操作をしていないときは、送りません。
• Anthropic社の商用の規約では、APIで送った内容をAIの学習に使わない扱いです。
• Anthropic社は、安全のためや不正な利用を見張るために、送った内容を一定期間保存することがあります。Anthropic社の利用の決まりに反する疑いがあるときは、より長く保存されることがあります。
• 当社は、お客様ごとに、Anthropic社のAPIキー（利用の鍵）を分けて使います。
• AIの処理のために、Anthropic社のほかの会社へ情報を送ることはありません。AIの道具から利用の統計などを外へ送る機能も、止めています。
• AIは、インターネットのサイトを見たり、検索したりしません。
• AIは、メールを送る、投稿する、ファイルを公開する、外のサービスに登録する、ということを自分ではしません。外へ出すものは「承認待ち」になります。お客様の管理者が承認したときだけ、お客様が決めた相手やサービスへ送ります。

6. 外国にある第三者への提供（個人情報保護法 第28条）

5.のとおり、AIの処理のために、外国の会社（Anthropic社）へ個人データを送ります。法律にそって、次のことをお知らせします。

1. 国の名前：アメリカ合衆国（Anthropic社の所在地）。送った内容は、米国で保存されます。AIの処理そのものは、米国のほか、Anthropic社が使うほかの国の設備で行われることがあります。
2. その国の個人情報の制度：個人情報保護委員会の調べでは、米国には、国（連邦）全体の個人情報保護の法律はなく、医療・金融など分野ごとの法律があります。Anthropic社の本社があるカリフォルニア州には、州の個人情報保護の法律（カリフォルニア州消費者プライバシー法）があります。くわしくは、個人情報保護委員会のページ「外国制度（アメリカ合衆国）」をご覧ください。 https://www.ppc.go.jp/enforcement/infoprovision/laws/offshore_report_america/
3. Anthropic社がとっている措置：Anthropic社は、データの扱いについての取り決め（データ処理の契約）で、お客様のデータを、サービスの提供のためだけに、指示にそって扱うと約束しています。保存するデータと通信の暗号化、アクセスの制限、社員の秘密を守る約束、定期的な点検、漏えいなどが起きたときの連絡などの措置をとっています。
4. 当社の取り組み：Anthropic社の規約と措置を、定期的に確かめます。Anthropic社の措置について求めがあれば、その内容をお知らせします。

お客様へのお願い

• Bの情報（2.）に、お客様のお取引先などの個人情報が入るときは、その方々への説明や、必要な同意の手続きを、お客様が行ってください。当社は、そのために必要な情報（この章の内容など）をお渡しします。
• 依頼に必要のない個人情報は、入れないでください。
• マイナンバーは入れないでください。病歴などの、特に配慮が必要な個人情報（要配慮個人情報）も、できるだけ入れないでください。

7. 第三者への提供

当社は、次の場合を除いて、ご本人（Bの情報ではお客様）の同意なしに、個人データをほかの会社や人に渡しません。

• 法令にもとづくとき。
• 人の命・体・財産を守るために必要で、同意をいただくのがむずかしいとき。
• 国や自治体などの仕事に協力する必要があり、同意をいただくとその仕事に差しさわりがあるとき。
• 8.の会社に、扱いを任せるとき。
• 合併などで事業を引き継ぐとき（引き継ぐ先も、この方針と同じように扱います）。

承認待ちのものを、お客様の管理者が承認して外へ送るのは、お客様の指示による送信です。

8. 本サービスを動かすために使う会社

当社は、次の会社のサービスを使います。契約や規約の内容を確かめて選び、必要な監督をします。

9. クラウドのフォルダとメールのファイル

• クラウドのフォルダ（Googleドライブなど）は、お客様が選んだフォルダだけにつなぎます。読み書きするのは、そのフォルダの中だけです。
• そのフォルダのサービスでの扱いは、お客様とそのサービスの会社との契約によります。
• メールのファイル（.eml・.msg）は、利用者が本サービスに入れたものだけを読みます。本サービスが、お客様のメールの受信箱に入って、メールを送る・消す・既読にすることはありません。

10. 安全のための取り組み（安全管理措置）

決まりと体制

• 個人情報の扱いの責任者を決めています（15.）。
• 漏えいなどが起きたときの手順を決めています（13.）。

人

• 担当者には、秘密を守る約束をしてもらい、個人情報の扱いを学ぶ機会を設けます。
• 担当者がお客様のデータを見られる範囲は、仕事に必要な範囲にしぼります。

場所と機械

• サーバーは、日本国内のデータセンターにあります。
• サーバーの管理の入口は、鍵を持つ担当者だけが使えます。

仕組み

• 通信は、すべて暗号化（https）します。
• パスワードは元に戻せない形で保存し、APIキーは暗号化して保存します。どちらも、画面や記録に出しません。
• お客様ごとに、ファイルとAIの作業場所を分けています。AIは、ほかの会社のファイルを読めません。社員ごとの業務のフォルダは、本人だけが使えます。
• 役割（運営・会社の管理者・社員）ごとに、できることを分けています。
• ログインの失敗が続くと、しばらくログインできなくします。
• AIは、外への送信・投稿・削除を自分ではできません。外へ出すものには、人の承認が必要です（「承認待ち」）。
• どのページを開いたかの記録（アドレスを含むアクセスの記録）は、残しません。
• バックアップは毎日とり、暗号化して7日分を保管します。

外国の制度の確認

• 米国の制度は、6.のとおりです。データを保存するサーバーは日本にあります。

11. 保存する期間と消し方

• 会話とファイルは、契約中は残ります。社員が業務を消すと、その業務の会話とフォルダのファイルも消えます。共有フォルダは、変更の履歴も残ります。
• 契約中に、特定の会話やファイルを消したいときは、お客様の管理者から当社の窓口（15.）へご連絡ください。
• AIの道具が会話の続きのために作る記録は、サーバーに一定の期間（今の設定では30日）残ります。
• 契約が終わったら、お客様のお申し出により、会社のデータを消します。消すのは、ユーザー、会話、ファイル、会社のルール、APIキー、連絡先などです。お申し出がないときも、契約の終了から【要記入：○か月】たったら消します。
• 請求書、利用の記録（件数）、会社名・請求先・住所は、税の法律で保存が必要なため、7年間残します。操作の記録も、請求の確かめのために、同じ期間残します。
• 消したデータも、バックアップには最大7日残ります。7日たつと、古いものから消えます。
• Anthropic社での保存は、5.のとおりです。

12. 開示などのお求め

ご本人は、当社が持っているご自分の個人データについて、次のことを求めることができます。

• 利用目的を知らせること
• 開示すること（第三者に渡した記録を含みます）
• 内容の訂正・追加・削除
• 利用の停止・消去
• 第三者への提供の停止

お求めの先

• Aの情報（アカウント・契約など）は、当社の窓口（15.）へご連絡ください。社員の方は、会社の管理者を通しても構いません。
• Bの情報（ファイル・会話など）は、扱い方を決めるのがお客様のため、まずお客様（会社）へご連絡ください。当社に直接届いたときは、お客様にお伝えし、お客様の指示にそって協力します。

手続き

1. 窓口へ、メールか書面でご連絡ください。
2. ご本人かどうかを確かめます（登録の情報や、本人確認の書類で）。代理の方は、委任状なども必要です。
3. 原則として、書面か電子メールでお答えします。
4. 手数料：【要記入：無料、または1回○円】
5. 法令で応じなくてよい場合や、応じられない場合は、その理由をお知らせします。

13. 漏えいなどが起きたとき

• すぐに調べ、被害が広がらないようにします。
• 関係するお客様に、すぐにお知らせします。
• 法令で決まっている場合は、個人情報保護委員会に報告し、ご本人にお知らせします。Bの情報のときは、お客様と協力して行います。
• 原因を調べ、同じことが起きないようにします。

14. この方針の変更

• 法令やサービスの変更に合わせて、この方針を変えることがあります。
• 大事な変更は、前もって本サービスの画面やメールでお知らせします。
• 変えたあとの方針は、このページに載せた時から効力を持ちます。

15. お問い合わせ窓口

株式会社ロックス・カンパニー　個人情報のお問い合わせ窓口

• 住所：〒870-0034 大分県大分市都町4丁目1-24 新大分第2ビル301
• 電話：097-537-0177（受付時間：【要記入】）
• メール：【要記入】
• 代表者：【要記入】
• 個人情報の扱いの責任者：【要記入】
• 当社は、認定個人情報保護団体の対象事業者ではありません。苦情も、上の窓口で受け付けます。

制定：2026年10月【要記入：日】